ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร? วิธีขอใบเสนอราคา สินค้า/บริการ

สวัสดีจ้าทุกคนนน! วันนี้เราจะมาเม้าท์มอยเรื่องเอกสารลับ (?) ที่หลายคนอาจจะเคยได้ยิน หรือเคยขอ เคยได้รับกันมาบ้าง นั่นก็คือ "ใบเสนอราคา" (Quotation) นั่นเองงง ใครที่กำลังงงๆ ว่าเจ้าสิ่งนี้มันคืออะไร มีไว้ทำไม หรือต้องขอตอนไหนดี มามุงทางนี้เลยจ้า เพราะเราจะมาเจาะลึก อธิบายให้ฟังแบบเข้าใจง่ายๆ สไตล์เพื่อนเม้าท์สู่กันฟัง เตรียมตัวให้พร้อม แล้วไปลุยกันเลย!

1. ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไรกันแน่นะ?

เอาล่ะ เริ่มต้นกันที่ว่าเจ้า ใบเสนอราคา เนี่ย มันคืออะไร? พูดง่ายๆ มันคือ เอกสารอย่างเป็นทางการ ที่ผู้ขาย (คนขายของ หรือคนให้บริการ) ทำให้กับลูกค้า (คนที่จะซื้อ) เพื่อบอกรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าสนใจ พร้อมทั้งราคาและเงื่อนไขต่างๆ แบบชัดเจนเป๊ะๆ เลยจ้า ลองนึกภาพว่าเราไปเดินดูของ หรือสอบถามบริการอะไรบางอย่าง แล้วอยากรู้ราคาแบบจริงจัง ไม่ใช่แค่ราคาติดป้าย แต่เป็นราคาและเงื่อนไขสำหรับดีลของเราโดยเฉพาะนี่แหละ เจ้าใบเสนอราคานี่แหละที่จะเข้ามามีบทบาท!

มันไม่ใช่แค่กระดาษธรรมดานะ แต่มันเหมือนเป็น "คำมั่นสัญญาเรื่องราคา" จากผู้ขายในช่วงเวลาหนึ่ง ให้เราเอาไปพิจารณาดูว่าโอเคมั้ย ก่อนที่เราจะตัดสินใจซื้อจริงๆ จ้า

2. ทำไมต้องขอใบเสนอราคา? ไม่บอกราคามาเลยล่ะ?

บางคนอาจจะสงสัยว่า อ้าว! ทำไมไม่บอกราคามาตรงๆ เลยล่ะ จะต้องมีใบเสนอราคาให้ยุ่งยากทำไม? เหตุผลหลักๆ เลยก็คือ:

• สินค้าหรือบริการนั้นไม่ได้มีราคาตายตัว: บางอย่างเป็นงานโปรเจกต์ที่ต้องปรับตามความต้องการลูกค้า, สินค้าสั่งทำพิเศษ, หรือเป็นการซื้อจำนวนมากที่อาจมีส่วนลดพิเศษ
• ต้องการให้ข้อมูลครบถ้วนและชัดเจน: ในใบเสนอราคาจะลงรายละเอียดเยอะกว่าแค่ราคา ทั้งคุณสมบัติ, จำนวน, เงื่อนไขการจ่ายเงิน, การจัดส่ง, การรับประกัน ซึ่งสำคัญมากๆ สำหรับการตัดสินใจ
• ใช้ในการเปรียบเทียบ: ลูกค้าส่วนใหญ่มักจะขอใบเสนอราคาจากหลายๆ เจ้า เพื่อเอามาเปรียบเทียบดูว่าของใครคุ้มค่าที่สุด ทั้งเรื่องราคา คุณภาพ และเงื่อนไข
• สร้างความน่าเชื่อถือ: การออกใบเสนอราคาที่เป็นมาตรฐาน มีข้อมูลบริษัทครบถ้วน ช่วยให้ผู้ขายดูเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือมากขึ้นจ้า
• เป็นหลักฐาน: หากมีการตกลงซื้อขายกันเกิดขึ้น ใบเสนอราคาก็จะเป็นเอกสารอ้างอิงที่สำคัญ เหมือนเป็นสัญญากลายๆ เลยนะ

ดังนั้น ถ้าเป็นการซื้อของทั่วๆ ไป ชิ้นสองชิ้น ราคามาตรฐาน ก็อาจจะไม่ต้องมีใบเสนอราคาก็ได้ แต่ถ้าเริ่มซับซ้อน มีมูลค่า หรือต้องการความชัดเจนเป๊ะๆ ล่ะก็ ใบเสนอราคานี่แหละคือพระเอก!

3. เทียบใบต่อใบ: เลือกใบไหนดีนะ?

พอได้ใบเสนอราคามาหลายๆ ใบแล้วทีนี้จะเลือกยังไงดีล่ะ? ไม่ใช่แค่ดูว่าราคาใครถูกสุดนะจ๊ะ! ต้องพิจารณาหลายๆ อย่างประกอบกันเลย:

• รายละเอียดสินค้า/บริการ: ตรงตามที่เราต้องการจริงๆ ไหม คุณสมบัติครบถ้วนหรือเปล่า บางทีราคาถูก แต่อาจจะไม่ได้รวมฟังก์ชันที่เราอยากได้นะ
• ราคา: แน่นอนว่าต้องดูเรื่องราคา ทั้งราคาต่อหน่วย ราคารวม มีภาษีรวมอยู่ด้วยหรือยัง
• เงื่อนไขการชำระเงิน: จ่ายเมื่อไหร่? ต้องมัดจำเท่าไหร่? มีรอบบิลยังไง? อันนี้สำคัญมากๆ เลยนะ
• ระยะเวลาจัดส่ง/ดำเนินการ: จะได้ของเมื่อไหร่? หรือบริการจะเสร็จเมื่อไหร่? บางทีเจ้านี้ถูกกว่า แต่อาจจะต้องรอนานกว่านะ
• การรับประกันและบริการหลังการขาย: ถ้าเป็นสินค้า มีประกันกี่ปี เคลมที่ไหน? ถ้าเป็นบริการ มีการดูแลหลังจบงานยังไง? คนไทยเราค่อนข้างให้ความสำคัญกับการรับประกันเลยล่ะ
• เงื่อนไขอื่นๆ: มีค่าใช้จ่ายแฝงอีกมั้ย? มีส่วนลดหรือโปรโมชั่นพิเศษอะไรให้หรือเปล่า?
• ความน่าเชื่อถือของผู้ขาย: อันนี้สำคัญมาก! ลองดูจากรูปแบบใบเสนอราคาว่าดูเป็นมืออาชีพมั้ย ข้อมูลครบถ้วนหรือเปล่า หรือลองหาข้อมูลรีวิวผู้ขายประกอบด้วยก็ดีนะ

การเปรียบเทียบใบเสนอราคาคือการดูภาพรวมทั้งหมด ไม่ใช่แค่ตัวเลขราคาอย่างเดียวจ้า

4. ในใบเสนอราคามีอะไรซ่อนอยู่บ้างนะ?

ใบเสนอราคาที่ดีและได้มาตรฐาน มักจะมีข้อมูลสำคัญๆ ครบถ้วนเลยนะ ลองมาดูกันว่ามีอะไรบ้าง:

• ส่วนหัว (Header): จะมีข้อมูลผู้ขายชัดเจนเป๊ะ ทั้งชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และที่สำคัญคือ โลโก้บริษัท ให้รู้ว่ามาจากไหน และมักจะมีเลขที่ใบเสนอราคา วันที่ออกเอกสาร และวันที่ที่ใบเสนอราคานี้ยังมีผลอยู่ด้วย
• ส่วนรายละเอียด (Description/Body): คือหัวใจหลักเลยจ้า จะบอกว่าเสนอขายอะไรบ้าง เป็นรายการสินค้าหรือบริการ มีรหัสสินค้า (ถ้ามี) ชื่อเรียก รายละเอียดคร่าวๆ จำนวนเท่าไหร่ หน่วยนับคืออะไร ราคาต่อหน่วยเท่าไหร่ และราคารวมของแต่ละรายการเป็นเงินเท่าไหร่
• ส่วนท้าย (Footer): จะสรุปยอดรวมทั้งหมด มีการแยกภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ให้ดูชัดเจน (ถ้ามี) บอกเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น ต้องจ่ายเต็มจำนวน จ่ายมัดจำกี่เปอร์เซ็นต์ หรือเครดิตเทอมกี่วัน ระยะเวลาการจัดส่งหรือดำเนินการ เงื่อนไขการรับประกัน และมักจะมีช่องให้ผู้ซื้อเซ็นยอมรับใบเสนอราคานี้ด้วย บางทีก็มีหมายเหตุ หรือข้อความเพิ่มเติมอื่นๆ ด้วยนะ

รายละเอียดพวกนี้แหละที่ทำให้ใบเสนอราคามีน้ำหนักและนำไปใช้อ้างอิงได้นะจ๊ะ

5. ช่วงไหนเหมาะกับการขอใบเสนอราคาที่สุด?

ไม่ได้มีเทศกาลพิเศษเหมือนโปรโมชั่น 12.12 หรอกนะสำหรับการขอใบเสนอราคา แต่มันมีช่วงเวลาที่เหมาะสมมากๆ ถ้าคุณอยู่ในสถานการณ์แบบนี้:

• กำลังวางแผนการซื้อครั้งใหญ่: ถ้าต้องซื้อของเยอะๆ หรือมีมูลค่าสูงๆ การขอใบเสนอราคาจะช่วยให้เราวางแผนงบประมาณได้แม่นยำขึ้น
• ต้องการบริการเฉพาะทางหรืองานโปรเจกต์: งานที่ไม่ได้มีรูปแบบตายตัว ต้องมีการประเมินหน้างาน หรือปรับตามความต้องการเนี่ย ยังไงก็ต้องขอใบเสนอราคาจ้า
• กำลังมองหาผู้ขายรายใหม่: ถ้าอยากลองเปลี่ยนผู้ขาย หรือเพิ่งเจอผู้ขายที่น่าสนใจ การขอใบเสนอราคาจะช่วยให้เราได้ข้อมูลมาเปรียบเทียบกับเจ้าเดิม หรือเจ้าอื่นๆ
• ต้องการความชัดเจนเป๊ะๆ ก่อนตัดสินใจ: บางทีข้อมูลหน้าเว็บ หรือที่สอบถามเบื้องต้นอาจจะยังไม่ละเอียดพอ การขอใบเสนอราคาจะทำให้เราได้ข้อมูลครบถ้วนที่สุด

สรุปง่ายๆ คือ ถ้าการซื้อนั้นมีความสำคัญ มีมูลค่า หรือต้องการรายละเอียดเฉพาะเจาะจง การขอใบเสนอราคาคือสิ่งที่ควรทำจ้า!

6. คนไทยขอใบเสนอราคาแล้วเจออะไรกันบ้าง?

จากประสบการณ์ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายในไทย เรื่องใบเสนอราคาก็มีเรื่องเล่าอยู่บ้างนะจ๊ะ

• ต้องตามนิดนึงนะ: บางทีผู้ขายอาจจะยุ่งมากๆ กว่าจะได้ใบเสนอราคาก็ต้องใช้เวลาตามนิดนึง ก็เข้าใจกันไปนะ
• ต่อรองได้มั้ยคะ/ครับ?: ใบเสนอราคาคือจุดเริ่มต้นของการเจรจาต่อรอง หลายๆ ครั้งก็สามารถคุยเรื่องราคาหรือเงื่อนไขเพิ่มเติมได้นะจ๊ะ เป็นเรื่องปกติในการค้าขายแบบไทยๆ เลย
• ให้ข้อมูลให้ครบตั้งแต่แรก: ผู้ซื้อเองก็ต้องพยายามให้ข้อมูลความต้องการกับผู้ขายให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้ตั้งแต่ตอนแรก จะได้ใบเสนอราคาที่ตรงใจ ไม่ต้องแก้งานหลายรอบให้เสียเวลา
• เช็ควันหมดอายุด้วยนะ: ใบเสนอราคามักจะมีวันหมดอายุ ต้องรีบตัดสินใจและยืนยันก่อนที่ดีลดีๆ จะหลุดลอยไปจ้า

โดยรวมแล้ว การขอใบเสนอราคาในไทยก็เป็นเรื่องพื้นฐานของการทำธุรกิจ เพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ชัดเจนและเป็นธรรมกับทั้งสองฝ่ายจ้า

7. แล้วจะไปหาขอใบเสนอราคาได้จากช่องทางไหนบ้างล่ะทีนี้?

การขอใบเสนอราคาเดี๋ยวนี้ไม่ได้ยากเย็นอะไร มีหลายช่องทางให้เลือกเลยจ้า:

• อีเมล: เป็นช่องทางที่นิยมและเป็นทางการที่สุด แค่ส่งอีเมลถึงผู้ขาย แจ้งความต้องการให้ละเอียด พร้อมขอให้เขาออกใบเสนอราคามาให้
• แบบฟอร์มบนเว็บไซต์: ผู้ขายหลายๆ ที่จะมีแบบฟอร์มให้กรอกรายละเอียดความต้องการบนหน้าเว็บไซต์ของตัวเอง เพื่อใช้ในการออกใบเสนอราคา วิธีนี้สะดวกและรวดเร็วดีนะ
• ติดต่อฝ่ายขายโดยตรง: ยกหูโทรศัพท์ หรือทักแชทไลน์/Facebook ไปหาฝ่ายขาย หรือตัวแทนจำหน่ายโดยตรง อธิบายความต้องการของเรา แล้วขอให้เขาออกใบเสนอราคาให้ก็ได้เหมือนกัน
• ทำหนังสือขออย่างเป็นทางการ: สำหรับการซื้อขายแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) หรือการจัดซื้อในองค์กรใหญ่ๆ อาจจะต้องทำเป็นหนังสือขอใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานจ้า

เลือกช่องทางที่สะดวกกับเราและเหมาะสมกับผู้ขายเลยนะจ๊ะ

8. สรุป: ใบเสนอราคาสำคัญแค่ไหน และใครควรรู้?

มาถึงบทสรุปกันแล้ว! ถามว่า ใบเสนอราคาสำคัญไหม? คำตอบคือ สำคัญมากๆ เลยจ้า! ไม่ว่าจะเป็นสำหรับผู้ซื้อหรือผู้ขาย มันช่วยให้ทุกอย่างชัดเจน โปร่งใส ตรวจสอบได้ และเป็นหลักฐานในการตกลงซื้อขาย

แล้วใครควรรู้เรื่องใบเสนอราคาบ้างล่ะ?

• ผู้ประกอบการ/เจ้าของธุรกิจ: ต้องรู้ว่าใบเสนอราคาที่ดีต้องมีอะไรบ้าง ออกยังไงให้ดูน่าเชื่อถือ และใช้มันให้เป็นประโยชน์ในการปิดการขาย
• ฝ่ายจัดซื้อ: เป็นผู้ที่ต้องขอใบเสนอราคาบ่อยที่สุด ต้องรู้ว่าต้องขอข้อมูลอะไรบ้าง เปรียบเทียบยังไงให้ได้ดีลที่ดีที่สุด
• พนักงานขาย: ต้องทำใบเสนอราคาเป็น รู้ว่าต้องใส่อะไรลงไปบ้าง และใช้ใบเสนอราคาเป็นเครื่องมือในการสื่อสารกับลูกค้าและปิดการขาย
• ประชาชนทั่วไปที่กำลังจะซื้อของ/บริการมูลค่าสูง: ถ้ากำลังจะซื้อบ้าน รถยนต์ ต่อเติมบ้าน หรือใช้บริการที่มีค่าใช้จ่ายเยอะๆ การขอใบเสนอราคาจะช่วยให้เราเข้าใจรายละเอียดและควบคุมงบประมาณได้ดีขึ้นนะจ๊ะ

หวังว่าบทความนี้จะทำให้ทุกคนเข้าใจเรื่อง ใบเสนอราคา (Quotation) มากขึ้นนะจ๊ะ จำไว้ว่ามันไม่ใช่แค่กระดาษตัวเลข แต่คือเอกสารสำคัญที่ช่วยให้การซื้อขายเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นธรรมกับทุกฝ่าย ขอให้ได้ดีลดีๆ กันทุกคนจ้า! บ๊ายบายยย!

วิดีโอที่เกี่ยวข้อง

• #ใบเสนอราคา อยากได้ลูกค้าต้องรีบทำ ! | ZeroToProfit [SS3] EP.1
• Quotation คืออะไร..? คลิปนี้มีคำตอบ แถม! ออกใบเสนอราคาง่ายๆ ...
• โปรแกรม CRM ออนไลน์ - ใบเสนอราคา (Quotation)
• ใบเสนอราคาคืออะไร? สร้างง่ายๆ ผ่านมือถือ
• ขั้นตอนการทำ ใบเสนอราคา Quotation